description_des_responsabilites_dans_la_gestion_des_ateliers
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Table des matières
Descriptions des responsabilités dans la gestion des ateliers
Le coordonnateur
- Recruter des animateurs pour la prochaine saison
- S’il y a de nouveaux animateurs, leur expliquer le fonctionnement des ateliers et leur expliquer les rôles des différents intervenants dans la gestion des ateliers (le présent document est un très bon outil pour ce faire)
- Définir avec les animateurs le sujet de leur atelier, le nombre de réunions, l’endroit de préférence pour l’atelier (centre communautaire, bibliothèque, etc.) et les disponibilités des animateurs (avant-midi, après-midi ou soirée, jour de la semaine, périodes d’absence)
- En tenant compte des spécifications et des contraintes des animateurs, préparer un calendrier des ateliers et réserver des salles pour les ateliers (il faut éviter que deux ateliers aient lieu en même temps parce que certains membres pourraient participer aux deux ateliers)
- Obtenir des animateurs les propositions de mise à jour des pages du site sur les ateliers et mettre à jour ces pages
- Deux semaines avant le début de la période d’inscription aux ateliers, envoyer un courriel aux membres pour
- annoncer les dates de la période d’inscription
- annoncer les ateliers qui seront ouverts aux inscriptions
- inviter les membres à consulter le site du club pour obtenir des informations sur les ateliers ouverts aux inscriptions
- indiquer aux membres comment ils peuvent obtenir des réponses à leurs questions concernant les ateliers
- indiquer aux membres comment ils pourront s’inscrire durant la période d’inscription
(une proposition de courriel est disponible sur la page Message de lancement des inscriptions)
- Deux semaines avant le début de la période d’inscription aux ateliers, demander aux webmestres de mettre une capsule d’information sur les pages du site du club pour annoncer la période d’inscription
- Lors de la Journée d’information et d’inscription de septembre, animer un kiosque où les membres et les visiteurs pourront obtenir des informations sur les ateliers
- Le premier jour de la période d’inscription, envoyer un courriel aux membres pour leur rappeler le début de la période d’inscription (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel du début des inscriptions)
- Trois jours avant la fin de la période d’inscription, envoyer un courriel aux membres pour leur rappeler que la période d’inscription se terminera dans trois jours (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel de la fin des inscriptions)
- Tout au long de l’année et en particulier durant les deux semaines précédant la période d’inscription, répondre aux questions des membres sur les ateliers
- Organiser, au moins une fois par année, une réunion incluant le coordonnateur, le secrétaire, le responsable de la mise en place et les animateurs pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
- Avec le secrétaire et le responsable de la mise en place, présenter au conseil d’administration les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année
Le secrétaire
- Gérer les inscriptions, incluant
- recevoir les courriels d’inscription générés par le formulaire d’inscription
- vérifier que les personnes qui veulent s’inscrire sont membres
- réagir aux conditions d’exception
- Obtenir des animateurs les listes d’attente pour les ateliers, vérifier que les personnes sur ces listes sont toujours membres du club et placer les personnes de ces listes sur les listes de personnes inscrites aux ateliers (un exemple de liste de personnes inscrites est disponible sur la page Exemple de liste des personnes inscrites à un atelier)
- Ajouter les personnes qui s’inscrivent durant la période d’inscription aux listes de personnes inscrites aux ateliers (en plaçant les bénévoles en haut de la liste)
- Ajouter sur les listes de personnes inscrites les adresses électroniques des membres apparaissant au registre du club
- Transmettre les listes de personnes inscrites aux animateurs
- Au besoin, assister les animateurs dans l’utilisation des listes
- Recueillir les feuilles de présence et préparer des statistiques sur la participation aux ateliers
- Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
- Avec le secrétaire et le responsable de la mise en place, présenter au conseil d’administration les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année
Le responsable de la mise en place
- Assister les nouveaux animateurs pour la mise en place et le rangement de la salle jusqu’à ce qu’ils puissent le faire seuls
- Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
- Avec le secrétaire et le responsable de la mise en place, présenter au conseil d’administration les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année
Les animateurs
- À la réception de la liste des personnes inscrites, envoyer un courriel à ces personnes en leur demandant de répondre au courriel. Les buts de ce message sont de
- rassurer les personnes que leur inscription a été reçue
- indiquer aux personnes inscrites si elles pourront participer à l'atelier ou si leur nom a été placé sur une liste d'attente parce que le nombre maximum de participants à l'atelier a été atteint
- confirmer l’exactitude des adresses électroniques et confirmer que les messages de l’animateur arrivent dans la boîte de réception (et non dans le courrier indésirable)
(une proposition de courriel pour les personnes qui participeront à l'atelier est disponible sur la page Message de confirmation de participation à l'atelier; une proposition de courriel pour les personnes dont le nom a été placé sur la liste d'attente est disponible sur la page Message d'avis de non-participation à l'atelier)
- Appeler les personnes qui n’auront pas répondu aux messages précédents et leur envoyer de nouveaux courriels jusqu’à ce que les courriels arrivent dans leurs boîtes de réception
- S’il le désire, l’animateur peut confirmer que les personnes inscrites satisfont aux prérequis, comprennent qu’ils devront faire des devoirs entre les réunions et sont disponibles pour toutes les dates des réunions de l’atelier (une proposition de courriel de confirmation est disponible sur la page Message de vérification des préalables)
- S’il le désire, l’animateur peut s’adjoindre un coanimateur pour l’aider dans le montage de la salle, la prise des présences, l’animation de l’atelier et l’assistance aux participants en difficulté
- Environ une semaine avant la première réunion, convoquer les participants à la première réunion (une proposition de courriel est disponible sur les pages Message de convocation à la première réunion)
- Prendre les présences au début de chaque réunion de l’atelier
- Quelques jours avant chaque réunion, envoyer un courriel de rappel aux participants (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel pour les réunions)
- Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
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