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Il est important d'accompagner un nouveau présentateur (interne ou externe) pour que son expérience soit agréable et que sa présentation soit adaptée à nos membres.

L'accompagnement d'un nouveau présentateur inclut les actions décrites ci-dessous. (Cette page a été préparée pour l'accompagnement d'un présentateur externe. Elle peut toutefois être très utile comme aide-mémoire pour quelqu'un qui accompagne un présentateur interne.)

Dès que le présentateur est identifié :

1. expliquer au présentateur la nature du club, son fonctionnement et le genre de présentations que nous favorisons;
2. choisir un sujet et un contenu de présentation en fonction des capacités du présentateur et de l'intérêt du sujet pour nos membres;
3. définir le titre de la présentation qui sera inclus dans le calendrier des séances (un titre entre 50 et 70 caractères est recommandé);
4. définir la durée de la présentation (des présentations de 15 à 110 minutes sont possibles);
5. définir la date de la présentation et prévoir une répétition si le sujet est d'intérêt pour un grand nombre de membres;
6. informer le présentateur que le club :
   1. observe une neutralité commerciale, politique et religieuse (le présentateur est donc invité à ne pas faire de promotion ou montrer une préférence dans ces domaines);
   2. pratique et encourage le respect de la propriété intellectuelle (le présentateur est donc invité à ne pas encourager ou banaliser le piratage de logiciels, de musique, de films ou d'autres œuvres);
7. fournir au présentateur une copie de la page décrivant la préparation et le déroulement d'une séance;
8. inviter le présentateur à assister à une de nos présentations pour qu'il voie l'arrangement de la salle et le fonctionnement des présentations; si le présentateur prévoit utiliser son portable, il pourra, lors de cette visite, tester la connexion de son portable à notre projecteur et à notre connexion Internet; si le présentateur ne teste pas les connexions précédentes avant le moment de sa présentation, il faudra prévoir un plan de relève au cas où une des connexions ne fonctionnerait pas;
9. fournir au présentateur un exemple de descriptif et de notes de présentation et lui demander de nous fournir de tels documents pour affichage sur le site du club;
10. fournir le numéro de téléphone de l'accompagnateur au présentateur et lui dire qu'il peut appeler l'accompagnateur s'il a des questions ou des problèmes au cours de la préparation de sa présentation.

Concernant la visite du présentateur :

1. définir la date de la visite en fonction des sujets présentés, des intérêts du présentateur et de la similarité du sujet présenté avec le sujet qu'il présentera;
2. fournir au présentateur les informations nécessaires pour qu'il se rende à la salle où se tiendra la séance;
3. accueillir le présentateur à son arrivée;
4. rester avec lui au cours de la séance et répondre à ses questions;
5. l'aider à tester la connexion de son portable à notre projecteur et à notre connexion Internet.

Concernant la production du descriptif de la présentation :

1. 6 semaines précédant la présentation, préparer avec le présentateur un descriptif pour affichage sur le site du club;
2. un mois avant la présentation, fournir le descriptif au responsable de la publication des descriptifs (Huguette Leblanc, girard.rh@videotron.ca, 450-653-1897).

Deux semaines avant la présentation, communiquer avec le présentateur pour s'assurer que tout progresse normalement dans la préparation de la présentation et l'aider au besoin.

Quelques jours avant la présentation :

1. obtenir du présentateur une copie de ses notes de présentation;
2. envoyer les notes de présentation au responsable des séances qui les placera sur le site du club (Guy Bélanger, guy.belanger001@gmail.com , 450-653-0103) et au responsable des photocopies s’il faut faire de photocopies (André Lacroix, alacroixa@videotron.ca, 450-653-3808).

Lors de la présentation :

1. accueillir le présentateur à son arrivée;
2. lui expliquer le déroulement de la séance et à quel moment il interviendra;
3. l'aider à installer son équipement au besoin (ne pas oublier de faire installer les haut-parleurs au besoin);
4. pour un présentateur externe :
   1. présenter le présentateur avant sa présentation;
   2. le remercier après sa présentation; lui remettre un cadeau, une adhésion gratuite au club jusqu’en août de la prochaine année civile (notez que cela équivaut à une adhésion au club pour 9 mois dans le cas d’une présentation faite en décembre et d’une adhésion pour 20 mois dans le cas d’une présentation faite en janvier); pour procéder à l’inscription du présentateur, l’accompagnateur doit remplir un formulaire d'inscription et le remettre au responsable de l’accueil; pour qu’il comprenne la signification de son adhésion au club, l’accompagnateur devrait remettre au présentateur une brochure du club et l’informer qu’il recevra :
      • chaque dimanche un message l’informant des activités du club au cours de la prochaine semaine,
      • quelques fois par semaine un article provenant du blogue du club;
   3. lui envoyer une lettre de remerciement signée par le président du club (un exemple de lettre de remerciement se trouve à la fin de cette page).

Gestion des imprévus

L'accompagnateur est responsable de gérer les imprévus qui peuvent se produire comme :

1. la modification de la date de la présentation à la demande du présentateur ou du responsable des séances;
2. la modification du contenu de la présentation;
3. l'obtention de logiciels ou d'équipements spéciaux pour la présentation;
4. etc.

Exemple de lettre de remerciement

Club informatique Mont-Bruno
a/s de Service de la récréation
1585, rue Montarville
Saint-Bruno-de-Montarville, QC J3V 3T8

Le 18 janvier 2010

Monsieur Philippe Marcoux
RDI Matin
Radio-Canada
C.P. 6000
Montréal, QC H3C 3A8

Monsieur,

C’est en mon nom personnel et au nom du Club informatique Mont-Bruno que je vous remercie infiniment d’être venu nous parler de Facebook le 13 janvier en soirée. Votre générosité est d’autant plus grande que la nuit de sommeil, sur laquelle vous avez rogné pour venir, a été courte.

Comme vous avez pu le constater, votre présentation dynamique et vivante a été très bien accueillie par nos membres. Vous avez attiré 114 personnes.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de notre sincère gratitude.

Réjean Côté,
président du club informatique