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Il est important d'accompagner un nouveau présentateur (interne ou externe) pour que son expérience soit agréable et que sa présentation soit adaptée à nos membres.

L'accompagnement d'un nouveau présentateur inclut les actions décrites ci-dessous. (Cette fiche a été préparée pour l'accompagnement d'un présentateur externe. Elle peut toutefois être très utile comme aide-mémoire pour quelqu'un qui accompagne un présentateur interne.)

Dès que le présentateur est identifié :

1. expliquer au présentateur la nature du club, son fonctionnement et le genre de présentations que nous favorisons;
2. choisir un sujet et un contenu de présentation en fonction des capacités du présentateur et de l'intérêt du sujet pour nos membres;
3. définir le titre de la présentation qui sera inclus dans le calendrier des séances (un titre entre 50 et 70 caractères est recommandé);
4. définir la durée de la présentation (des présentations de 15 à 110 minutes sont possibles);
5. définir la date de la présentation et prévoir une répétition si le sujet est d'intérêt pour un grand nombre de membres;
6. informer le présentateur que le club :
   1. observe une neutralité commerciale, politique et religieuse (le présentateur est donc invité à ne pas faire de promotion ou montrer une préférence dans ces domaines);
   2. pratique et encourage le respect de la propriété intellectuelle (le présentateur est donc invité à ne pas encourager ou banaliser le piratage de logiciels, de musique, de films ou d'autres œuvres);
7. fournir au présentateur une copie de la fiche décrivant la préparation et le déroulement d'une séance;
8. inviter le présentateur à assister à une de nos présentations pour qu'il voie l'arrangement de la salle et le fonctionnement des présentations; si le présentateur prévoit utiliser son portable, il pourra, lors de cette visite, tester la connexion de son portable à notre projecteur et à notre connexion Internet; si le présentateur ne teste pas les connexions précédentes avant le moment de sa présentation, il faudra prévoir un plan de relève au cas où une des connexions ne fonctionnerait pas;
9. fournir au présentateur un exemple de descriptif et de notes de présentation et lui demander de nous fournir de tels documents pour affichage sur le site du club;
10. fournir le numéro de téléphone de l'accompagnateur au présentateur et lui dire qu'il peut appeler l'accompagnateur s'il a des questions ou des problèmes au cours de la préparation de sa présentation.

Concernant la visite du présentateur :

1. définir la date de la visite en fonction des sujets présentés, des intérêts du présentateur et de la similarité du sujet présenté avec le sujet qu'il présentera;
2. fournir au présentateur les informations nécessaires pour qu'il se rende à la salle où se tiendra la séance;
3. accueillir le présentateur à son arrivée;
4. rester avec lui au cours de la séance et répondre à ses questions;
5. l'aider à tester la connexion de son portable à notre projecteur et à notre connexion Internet.

Concernant la production du descriptif de la présentation :

1. 6 semaines précédant la présentation, préparer avec le présentateur un descriptif pour affichage sur le site du club;
2. un mois avant la présentation, fournir le descriptif au responsable de la publication des descriptifs (Huguette Girard, girard.rh@videotron.ca, 450-653-1897).

Deux semaines avant la présentation, communiquer avec le présentateur pour s'assurer que tout progresse normalement dans la préparation de la présentation et l'aider au besoin.

Quelques jours avant la présentation :

1. obtenir du présentateur une copie de ses notes de présentation;
2. envoyer les notes de présentation au responsable des séances qui les placera sur le site du club (Guy Bélanger, guy.belanger001@gmail.com , 450-653-0103) et au responsable des photocopies s’il faut faire de photocopies (André Lacroix, alacroixa@videotron.ca, 450-653-3808).

Lors de la présentation :

1. accueillir le présentateur à son arrivée;
2. lui expliquer le déroulement de la séance et à quel moment il interviendra;
3. l'aider à installer son équipement au besoin (ne pas oublier de faire installer les haut-parleurs au besoin);
4. pour un présentateur externe :
   1. présenter le présentateur avant sa présentation;
   2. le remercier après sa présentation; lui remettre un cadeau, une adhésion gratuite au club jusqu’en août de la prochaine année civile (notez que cela équivaut à une adhésion au club pour 9 mois dans le cas d’une présentation faite en décembre et d’une adhésion pour 20 mois dans le cas d’une présentation faite en janvier); pour procéder à l’inscription du présentateur, l’accompagnateur doit remplir un formulaire d'inscription et le remettre au responsable de l’accueil; pour qu’il comprenne la signification de son adhésion au club, l’accompagnateur devrait remettre au présentateur une brochure du club et l’informer qu’il recevra :
      • chaque dimanche un message l’informant des activités du club au cours de la prochaine semaine,
      • quelques fois par semaine un article provenant du blogue du club;
   3. lui envoyer une lettre de remerciement signée par le président du club (un exemple de lettre de remerciement se trouve à la fin de cette fiche).

Gestion des imprévus

L'accompagnateur est responsable de gérer les imprévus qui peuvent se produire comme :

1. la modification de la date de la présentation à la demande du présentateur ou du responsable des séances;
2. la modification du contenu de la présentation;
3. l'obtention de logiciels ou d'équipements spéciaux pour la présentation;
4. etc.