SOUPER DES BÉNÉVOLES (mai)
Répartition des tâches :
CA
- À la réunion de novembre de chaque année
- Suggérer la date dans le but de faciliter la réservation du chalet
L’équipe des activités sociales
- Déterminer les disponibilités de chacun des membres de l'équipe
- Demander à la municipalité la réservation de la salle
- Confirmer la possibilité d'avoir la salle à la date prévue
Le parrain du registre des bénévoles Communiquer la date à la responsable du registre des bénévoles.
Nicole Le 1er avril Planifier le suivi des étapes (voir GD fichier du calendrier des communications) Préparer la liste des bénévoles invités Tous les bénévoles actifs durant l’année courante doivent être invités aux activités des bénévoles de l’année courante. Repérer et valider les informations en utilisant les 3 fichiers Excel suivants : • « QRY_BenevPublipostage.xlsx » pour comparer la liste de Céline • « Liste des bénévoles 0000-0000_coordonnées_activités_périodes_villes » pour ne pas oublier d’inviter les bénévoles qui ont été actifs mais ont quitté durant l’année courante (leurs noms sont en rouge sur la liste de l’année courante) ; • « Liste des changements » pour assurer l’exactitude des arrivées et départs des bénévoles
Josée Préparer le courriel d’invitation au souper : ENVOYÉ : 1 mois avant le jour du souper avec un délai de réponse de 7 jours OBJET : Invitation – Souper des bénévoles du JJ mois AAAA ; Cci : NE JAMAIS UTILISER LE CC car les adresses courriel sont confidentielles. La méthode du « copier-coller » est employée pour inscrire toutes les adresses courriels des destinataires qui se trouvent dans le fichier « tableau de compilation des réponses »
MESSAGE : Utiliser le « copier-coller ». Voir le contenu du message à la page suivante
Josée et Nicole Le lendemain du délai exigé pour la réponse;
- Liste numérotée Faire les rappels téléphoniques aux bénévoles qui n’ont pas répondu
- Liste numérotéeMettre à jour du tableau de compilation des réponses à l’ordi
JoséeGras - Liste numérotée Tableau de compilation des réponses
- Préparer le fichier Excel de la façon suivante :
- Faire une copie du tableau de l’année dernière ;
- Supprimer tous les noms, nos. Tél. et adresses courriels ;
- Utiliser la méthode du « copier-coller » pour inscrire tous les noms, adresses courriels et nos.de tél. des bénévoles actifs de l’année courante qui se trouvent dans le fichier « Liste des bénévoles 0000-0000_coordonnées_activités_périodes_villes »;
- Modifier l’année courante dans le titre ;
- Renommer le fichier en ajustant l’année.
- Liste numérotéeMettre à jour à la main, au fur et à mesure la feuille « tableau des présences et absences confirmées » ;
Nicole 1. - Confirmation du nombre exact au responsable des activités sociales
- Avant la réunion de mai du CA et au moins une semaine avant le souper
- Confirmer à Walter, par courriel le nombre exact de participants
- Le tableau de compilation finale sera joint au courriel ;
2.Courriel avec les coordonnées du souper
- 4 jours avant le souper__ - Envoyer à tous les participants les coordonnées de l’activité - Le CA recommande aux bénévoles de porter leur cocarde lors d’activités organisées pour les bénévoles. ► Exemple : Courriel aux participants avec les coordonnées du souper (Voir GD) A ajouter……………. Exemple : tableau de compilation – souper des bénévoles (Voir GD page suivante) Mettre à jour à l’ordi le fichier «Tableau des présences et absences confirmées» ► Exemple : extrait d’un tableau de compilation des réponses – SOUPER (Voir GD) ===== SOUPER – 2 MAI 2018 SOUS LE THÈME DE «XXXXXX» Chalet Marie Victorin Cocktail 18 h 00 et souper 18 h 45 Liste de confirmation des présences des bénévoles 10 ans : 5 ans : à venir Exemple tableau Nom Téléphone Présences Absences Début de bénévolat Années d’interruption Années de bénévolat 1- Nom, Prénom (000) 000-0000 X Sept 0000 août 0000 0 00 2- Nom, Prénom 1 (000) 000-0000 X Sept 0000 - août 0000 0 00 Présences : 00 Absences : 00 Pas de réponse : 0 1 invité spécial (préposé au bar, aide, etc.) mai 0000 /jd =====