c-benevoles:information_du_groupe_responsable_du_registre_des_benevoles
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Table des matières
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Information du groupe responsable du registre des bénévoles
[[1. Résolutions et recommandations du CA ]]
[[**1.1 Résolutions sur la gestion des bénévoles adoptées par le CA et par l'assemblée générale** (ag) des
membres.]]
2013-04-02 : 1 **Priorité pour la participation aux ateliers**
Qu'une priorité soit accordée aux bénévoles pour la participation aux ateliers lorsque le nombre
d’inscriptions excède la capacité de l’atelier.
Cette mesure a pour but, d’une part, d’augmenter les connaissances des bénévoles qui partagent par la
suite leurs connaissances avec tous les membres du club et, d’autre part, de remercier tous les
bénévoles pour les heures qu’ils consacrent à aider les membres du club et les membres de notre
communauté.
AG 2013-04-17 : 5 **Priorité pour la participation aux ateliers**
Au nom du conseil d’administration, M. Michel Gagné propose qu’une priorité soit accordée aux
bénévoles pour la participation aux ateliers lorsque le nombre des inscriptions excède la capacité de
l’atelier. Cette mesure a pour but, d’une part, d’augmenter les connaissances des bénévoles qui
partagent par la suite leurs connaissances avec tous les membres du club et, d’autre part, de
remercier tous les bénévoles pour les heures qu’ils consacrent à aider les membres du club et les
membres de notre communauté. La proposition est appuyée par M. Charles E. Blier.
La résolution AG 2013-04-17 : 5 est adoptée à la majorité, un seul vote défavorable ayant été exprimé.
2014-03-04 : 1 **Cadeau annuel remis à chaque bénévole (si possible)**
Chaque année, si possible, un cadeau sera remis à chaque bénévole du club. (Une clé USB, un signet,
par exemple).
2014-04-03 : 3 **Anniversaire de bénévolat (multiple de 5 ans)**
Le club soulignera, publiquement et par la remise d’un cadeau, l’engagement des personnes qui auront
œuvré bénévolement au club pendant 5 ans et pendant un multiple de 5 ans.
2014-04-01 : 02 **Dispense de payer les frais d'adhésion au club pour l'année suivante**
Que les bénévoles ayant œuvré au club au cours d’une saison d’activité soient reconnus comme membre
régulier du club et dispensés de payer les frais d’adhésion au club pour l’année suivante.
2017-10-03 : 1 **LA CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS**
L’information sur les bénévoles ne sera fournie à personne, car elle contient des données nominatives
que le CIMBCC doit protéger.
Par ailleurs, le responsable d’une activité du club peut obtenir les informations relatives aux
membres de son équipe.
[[1.2 PRÉCISIONS DE MICHEL GAGNÉ]]«La confidentialité des informations sur les bénévoles».
L’extrait de la résolution adoptée par le CA est ombragé en gris et ne peut pas être modifié.
Par contre, Michel peut autoriser les modifications aux fins de ses précisions.
** 1.2.1 Les différents accès au dossier bénévoles sur OneDrive**
- L’accès __d’édition des fichiers__ est réservé uniquement aux membres de l’équipe du
registre des bénévoles.
- L’accès de __consultation aux fichiers__ est accordé uniquement aux membres du conseil
d’administration et aux membres de l'équipe du registre des bénévoles.
**1.2.2 Fichier Fonctions des bénévoles** 2017-2018
Ce fichier (Word) est déposé sur OneDrive ; il regroupe trois listes de bénévoles :
* Liste des noms des membres du conseil d'administration/responsabilités ;
* Liste à puce Liste des noms des bénévoles par activités ;
* le conseil d’administration recommande d’envoyer par courriel, une fois par année (à la mi-
novembre) le fichier en pièce jointe, à tous les bénévoles actifs du CIMBCC. Comme la
majorité des bénévoles utilisent des cellulaires et des tablettes pour ouvrir leurs
courriels, le fichier sera envoyé sous format «.pdf».
Ce fichier permettra aux bénévoles de savoir qui est impliqué dans le club et de bien
comprendre comment le club est géré. (Recommandation réunion 2017-10-03)
**1.2.3 Fichier liste des bénévoles 2017-2018_noms_tél_courriels** (Excel)
Auparavant, le fichier (Word) s’appelait : «La liste des bénévoles par ordre alphabétique» et
il était déposé sur OneDrive. Ce fichier contient des données confidentielles des bénévoles
(numéros de téléphone et adresses courriel).
**1.2.4 Demandes exceptionnelles**
Résolution du CA «L'information sur les bénévoles ne sera fournie à personne, car elle
contient des données nominatives que le CIMBCC doit protéger.(2017-10-03 : 1)
* DEMANDE D’UN RESPONSABLE D’ACTIVITÉ
Le responsable du registre des bénévoles lui fournira seulement les informations
personnelles qui concernent les membres de son équipe. (2017-10-03 : 1)
* DEMANDE D’UN BÉNÉVOLE
Avant de lui transmettre le numéro de téléphone ou l’adresse courriel d’un autre bénévole,
le responsable du registre des bénévoles devra transférer ce courriel au bénévole visé. Il
lui indiquera qu’un bénévole veut entrer en contact avec lui ; le bénévole concerné décidera
ensuite, s’il veut y donner suite lui-même.
* TOUTES AUTRES SITUATIONS
Le responsable du registre des bénévoles prendra une décision en tenant compte du désir du
club de protéger les informations personnelles de ses bénévoles et de la situation
particulière de la demande.
Au besoin, il impliquera son parrain ou en son absence, le président du club.
[[**1.3 RECOMMANDATIONS DU CA**]]
(Ne rien modifier dans ces textes, ce sont des extraits des recommandations du CA)
**1.3.1 Annonce d'un décès** - Extrait du procès-verbal du 2014-12-02
7. POLITIQUE SUR L’ANNONCE DU DÉCÈS D’UN MEMBRE
Réjean Côté fait remarquer que le club n’a pas de ligne directrice pour l’annonce du
décès de ses membres. Après discussion, il est convenu que Yolande Beaudry préparera et
enverra un message annonçant un décès, après réception d’un avis d’un membre du CA.
► **L’ANNONCE D’UN DÉCÈS SERA ENVOYÉE UNIQUEMENT aux bénévoles du club**.
► **Les DÉCÈS ANNONCÉS** seront ceux :
* d’un **bénévole actif**,
* d’un **bénévole qui a été actif au cours des trois dernières années**,
* d’un **membre honoraire**,
* de **leurs épouses**.
Pour vérifier si un bénévole est actif ou a été actif, Yolande devra conserver dans
le fichier des bénévoles, la liste des bénévoles de chacune des trois dernières années.
Lorsqu’un membre du CA apprendra la nouvelle d’un décès, il en informera aussitôt
Yolande par courriel, en mettant les membres du CA en copie conforme.
► **CE COURRIEL CONTIENDRA** :
* le nom du bénévole décédé,
* les coordonnées du salon funéraire (nom et adresse du salon, dates et heures de
visite) et des funérailles.
Ce premier courriel sera envoyé même si tous les renseignements ne sont pas
disponibles.
Yolande et les autres membres du CA seront ainsi avisés qu’un membre du CA se charge
d’obtenir les renseignements pertinents, ce qui évitera que plusieurs fassent les
mêmes démarches.
**1.3.2 Port de la cocarde**- Extrait du procès-verbal du 2017-11-07
Le club suggère à ses bénévoles de porter leur cocarde dans les occasions suivantes:
• participent à une activité du club en tant que bénévoles (par exemple, un présentateur
ou une personne qui accueille les membres lors d’une séance de présentations) ;
• lors du Brunch des bénévoles, du Souper des bénévoles ou d’une autre activité organisée
pour les bénévoles pour que chacun puisse faire connaissance avec ceux qu’il ne connait
pas ;
• lors de la Soirée des membres pour que les membres sachent qui sont les bénévoles et
puissent les remercier pour leur travail.
[[**Gestion des informations concernant les bénévoles**]]
[[**Gestion des galeries de photos**]]
[[**Gestion des communications**]]
[[**Gestion des invitations avec suivi**]]
**Brunch des bénévoles**
**Souper des bénévoles**
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