**LES ÉTAPES DU SUIVI POUR LE BRUNCH 2019**
- 15 novembre - par Nicole - Vérification de l’exactitude de la liste d’envoi :
- demande de mise à jour aux responsables des équipes
- m.a.j. du fichier Fonction des bénévoles
- m.a.j. du fichier des coordonnés des bénévoles
- comparer : photos sur le site/fichier Fonction
- dernière semaine de novembre - par Nicole - Préparation des documents :
- étapes de suivi (suggestions)
- avis : noter l’agenda - P.j. fichier fonctions des bénévoles
- invitation-délai de réponse exigée
- tableau de compilation des réponses
- accusé de réception hebdomadaire
- téléphones de rappel : motif du «pas de rép»
- courriel rappel : détails- mention port de la cocarde
- courriel/tel - Nicole et Walter: suggestion des étapes de suivi
- le lendemain du souper de Noël - par Nicole
- Courriel du président : noter à l'agenda la date du brunch - souhaits des fêtes - P.j.fichier Fonctions des bénévoles qui comprend :
- liste du CA et leurs responsabilités
- liste des bénévoles par activité
- samedi et dimanche a.m. après le jour de l'an - par Josée
- Courriel du président - invitation au brunch
- demande de répondre à Josée avant 22 h vendredi le 11 janvier 2019 (délai de 6 jours)
- chaque matin - par Josée - Lecture des réponses courriels :
- les réponses sont déplacées dans 3 dossiers de la boîte de réception (oui,non,autres)
- la feuille tableau des réponses est complétée à la main
- lorsque 55 oui, courriel envoyé à Walter pour l'informer
- selon disponibilités mais avant samedi 12 janvier - par Josée Mise à jour du tableau à l'ordi
- samedi le 12 et dimanche le 13 janvier - par Nicole et Josée - Rappels téléphoniques aux bénévoles qui n'ont pas répondu
- après les rappels téléphoniques, mettre à jour le tableau des réponses
- téléverser sur le OneDrive Bénévoles Procédures (voir fichier détaillé)
- dimanche le 13 janvier après souper - par Josée Courriel à Walter/Nicole : copie du tableau des réponses (nombre exact re: traiteur)
- le mardi avant le brunch 15 janvier - par Josée Courriel aux participants - signé par équipe des activités sociales :
- Liste numérotée rappel détaillé : adresse, heure, menu et rappel du port de la cocarde
- le mardi 5 février 2019 - réunion du CA - par les activités sociales Compte rendu du Brunch