Wiki du cimbcc

1. Recruter des animateurs pour la prochaine saison
2. S’il y a de nouveaux animateurs, leur expliquer le fonctionnement des ateliers et leur expliquer les rôles des différents intervenants dans la gestion des ateliers (le présent document est un très bon outil pour ce faire)
3. Définir avec les animateurs le sujet de leur atelier, le nombre de réunions, l’endroit de préférence pour l’atelier (centre communautaire, bibliothèque, etc.) et les disponibilités des animateurs (avant-midi, après-midi ou soirée, jour de la semaine, périodes d’absence)
4. En tenant compte des spécifications et des contraintes des animateurs, préparer un calendrier des ateliers et réserver des salles pour les ateliers (il faut éviter que deux ateliers aient lieu en même temps parce que certains membres pourraient participer aux deux ateliers)
5. Obtenir des animateurs les propositions de mise à jour des pages du site sur les ateliers et mettre à jour ces pages
6. Deux semaines avant le début de la période d’inscription aux ateliers, envoyer un courriel aux membres pour
   1. annoncer les dates de la période d’inscription
   2. annoncer les ateliers qui seront ouverts aux inscriptions
   3. inviter les membres à consulter le site du club pour obtenir des informations sur les ateliers ouverts aux inscriptions
   4. indiquer aux membres comment ils peuvent obtenir des réponses à leurs questions concernant les ateliers
   5. indiquer aux membres comment ils pourront s’inscrire durant la période d’inscription
      (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de lancement des inscriptions)
7. Deux semaines avant le début de la période d’inscription aux ateliers, demander aux webmestres de mettre une capsule d’information sur les pages du site du club pour annoncer la période d’inscription
8. Lors de la Journée d’information et d’inscription de septembre, animer un kiosque où les membres et les visiteurs pourront obtenir des informations sur les ateliers
9. Le premier jour de la période d’inscription, envoyer un courriel aux membres pour leur rappeler le début de la période d’inscription (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel du début des inscriptions)
10. Trois jours avant la fin de la période d’inscription, envoyer un courriel aux membres pour leur rappeler que la période d’inscription se terminera dans trois jours (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel de la fin des inscriptions)
11. Tout au long de l’année et en particulier durant les deux semaines précédant la période d’inscription, répondre aux questions des membres sur les ateliers
12. Organiser, au moins une fois par année, une réunion incluant le coordonnateur, le secrétaire, le responsable de la mise en place et les animateurs pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année (des propositions de courriel sont disponibles sur les pages Message d'invitation à la réunion de bilan et de planification et Message de rappel de la réunion de bilan et de planification)
13. Avec le secrétaire et le responsable de la mise en place, présenter au conseil d’administration les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année

Avant la période d'inscription

1. Préparer le plan d'action pour la prochaine session
2. Effacer les données variables des feuilles de présences de chaque atelier dans Google Drive Procédure MAJ feuilles de présences
3. Dès que les dates des ateliers sont connues, préparer le calendrier (par mois et par ateliers)
4. Demander aux animateurs de valider leurs pages de description d'atelier et faire parvenir les modifications
5. Faire les modifications sur les pages web des ateliers (Description et dates) Procédure WordPress
6. S'il y a de nouveaux ateliers, demander aux webmestres de générer des pages de description dans WordPress
7. Faire les modifications dans WordPress en fonction du/des nouveaux ateliers
8. Faire la mise à jour des feuilles de présences de chaque atelier dans le Google Drive du relais (Titre, dates, animateurs …)
9. Préparer la feuille Statistiques en fonction des ateliers offerts Procédure MAJ feuille des statistiques
10. Ajouter les dates dans le calendrier Google de chaque atelier Procédure MAJ calendriers Google
11. Valider le calendrier Global
12. Une semaine avant le début des inscriptions, demander à la responsable du fichier des membres, de faire parvenir une copie de ce fichier aux webmestres (Servira à alimenter l'onglet «Membres» de chaque fichier d'atelier pour valider le statut de membre des inscriptions)

Après la période d'inscriptions Procédure d'inscriptions

1. Validation des inscriptions reçues
2. Préparer les feuilles de présences de chaque atelier
3. Aviser les webmestres de supprimer le contenu du fichier membres
4. Activer la modification des feuilles de présences
5. Ajouter une autorisation, si requis (nouvel animateur)
6. Aviser les animateurs que les feuilles de présences sont accessibles (ce qui va leur permettre d'aviser les participants de l'acceptation de leur inscription)
7. Au besoin, assister les animateurs dans l'utilisation des feuilles de présences

À la fin des ateliers

1. Vérifier les feuilles de présences
2. Vérifier la conformité de la feuille «Statistiques»
3. Préparer le fichier de statistiques comparatives
4. Désactiver la modification des feuilles de présences de chaque atelier
5. Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
6. Participer à la rédaction du bilan de fin d'année

1. Assister les nouveaux animateurs pour la mise en place et le rangement de la salle jusqu’à ce qu’ils puissent le faire seuls
2. Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
3. Avec le secrétaire et le responsable de la mise en place, présenter au conseil d’administration les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année

1. À la réception de la liste des personnes inscrites, envoyer un courriel à ces personnes en leur demandant de répondre au courriel. Les buts de ce message sont de
   1. rassurer les personnes que leur inscription a été reçue
   2. indiquer aux personnes inscrites si elles pourront participer à l'atelier ou si leur nom a été placé sur une liste d'attente parce que le nombre maximum de participants à l'atelier a été atteint
   3. confirmer l’exactitude des adresses électroniques et confirmer que les messages de l’animateur arrivent dans la boîte de réception (et non dans le courrier indésirable)
      (une proposition de courriel pour les personnes qui participeront à l'atelier est disponible sur la page Message de confirmation de participation à l'atelier; une proposition de courriel pour les personnes dont le nom a été placé sur la liste d'attente est disponible sur la page Message d'avis de non-participation à l'atelier)
2. Appeler les personnes qui n’auront pas répondu aux messages précédents et leur envoyer de nouveaux courriels jusqu’à ce que les courriels arrivent dans leurs boîtes de réception
3. S’il le désire, l’animateur peut confirmer que les personnes inscrites satisfont aux prérequis, comprennent qu’ils devront faire des devoirs entre les réunions et sont disponibles pour toutes les dates des réunions de l’atelier (une proposition de courriel de confirmation est disponible sur la page Message de vérification des préalables)
4. S’il le désire, l’animateur peut s’adjoindre un coanimateur pour l’aider dans le montage de la salle, la prise des présences, l’animation de l’atelier et l’assistance aux participants en difficulté
5. Environ une semaine avant la première réunion, convoquer les participants à la première réunion (une proposition de courriel est disponible sur les pages Message de convocation à la première réunion)
6. Prendre les présences au début de chaque réunion de l’atelier
7. Quelques jours avant chaque réunion, envoyer un courriel de rappel aux participants (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de rappel pour les réunions)
8. Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année