- 15 novembre - par Nicole - Vérification de l’exactitude de la liste d’envoi :

1. demande de mise à jour aux responsables des équipes
2. m.a.j. du fichier Fonction des bénévoles
3. m.a.j. du fichier des coordonnés des bénévoles
4. comparer : photos sur le site/fichier Fonction

- dernière semaine de novembre - par Nicole - Préparation des documents :

1. étapes de suivi (suggestions)
2. avis : noter l’agenda - P.j. fichier fonctions des bénévoles
3. invitation-délai de réponse exigée
4. tableau de compilation des réponses
5. accusé de réception hebdomadaire
6. téléphones de rappel : motif du «pas de rép»
7. courriel rappel : détails- mention port de la cocarde
8. courriel/tel - Nicole et Walter: suggestion des étapes de suivi

- le lendemain du souper de Noël - par Nicole
- Courriel du président : noter à l'agenda la date du brunch - souhaits des fêtes - P.j.fichier Fonctions des bénévoles qui comprend :

• liste du CA et leurs responsabilités
• liste des bénévoles par activité

- samedi et dimanche a.m. après le jour de l'an - par Josée
- Courriel du président - invitation au brunch

1. demande de répondre à Josée avant 22 h vendredi le 11 janvier 2019 (délai de 6 jours)

- chaque matin - par Josée - Lecture des réponses courriels :

1. les réponses sont déplacées dans 3 dossiers de la boîte de réception (oui,non,autres)
2. la feuille tableau des réponses est complétée à la main
3. lorsque 55 oui, courriel envoyé à Walter pour l'informer

- selon disponibilités mais avant samedi 12 janvier - par Josée Mise à jour du tableau à l'ordi

- samedi le 12 et dimanche le 13 janvier - par Nicole et Josée - Rappels téléphoniques aux bénévoles qui n'ont pas répondu

1. après les rappels téléphoniques, mettre à jour le tableau des réponses
2. téléverser sur le OneDrive Bénévoles Procédures (voir fichier détaillé)

- dimanche le 13 janvier après souper - par Josée Courriel à Walter/Nicole : copie du tableau des réponses (nombre exact re: traiteur)

- le mardi avant le brunch 15 janvier - par Josée Courriel aux participants - signé par équipe des activités sociales :

1. Liste numérotée rappel détaillé : adresse, heure, menu et rappel du port de la cocarde

- le mardi 5 février 2019 - réunion du CA - par les activités sociales Compte rendu du Brunch