1. Recruter des animateurs pour la prochaine session
2. Encourager la participation comme assistants aux animateurs
3. S’il y a de nouveaux animateurs, leur expliquer le fonctionnement des ateliers et leur expliquer les rôles des différents intervenants dans la gestion des ateliers (le présent document est un très bon outil pour ce faire)
4. Définir avec les animateurs le sujet de leur atelier, le nombre de réunions, l’endroit de préférence pour l’atelier (centre communautaire, bibliothèques, etc.) et les disponibilités des animateurs (avant-midi, après-midi ou soirée, jour de la semaine, périodes d’absence)
5. La semaine de relâche scolaire qui a lieu en mars est aussi un congé d'ateliers. En tenir compte dès la préparation en automne, de la session hiver
6. En tenant compte des spécifications et des contraintes des animateurs, préparer un calendrier des ateliers et réserver des salles pour les ateliers (il faut éviter que deux ateliers aient lieu en même temps parce que certains membres pourraient participer aux deux ateliers)
7. Lors de la préparation d'une nouvelle session, informer les animateurs de faire la mise à jour du fichier de la description de leur atelier dans Google drive, et leur mentionner de faire le suivi avec la co-responsable
8. Deux semaines avant le début de la période d’inscription aux ateliers, envoyer un courriel aux membres pour
   1. annoncer les dates de la période d’inscription
   2. annoncer les ateliers qui seront ouverts aux inscriptions
   3. inviter les membres à consulter le site du club pour obtenir des informations sur les ateliers ouverts aux inscriptions
   4. indiquer aux membres comment ils peuvent obtenir des réponses à leurs questions concernant les ateliers
   5. indiquer aux membres comment ils pourront s’inscrire durant la période d’inscription
      (une proposition de courriel est disponible sur la page Message de lancement des inscriptions)
   6. Dès que le message annonçant la période d'inscription est rédigé, en juillet, le transmettre au webmestre désigné pour qu'il prépare la capsule d'information (icône) sur les pages du site du club. La capsule annonce la période d'inscription à venir et correspond avec l'envoi du message à tous les membres. Le texte de la capsule est ajusté avec le début de la période d'inscription et est retiré à la fin de la période
9. Lors de la Journée d’information et d’inscription de septembre, animer un kiosque où les membres et les visiteurs pourront obtenir des informations sur les ateliers
10. La veille de la période d’inscription, renvoyer aux membres le même courriel envoyé deux semaines auparavant pour annoncer la période d'inscription, mais portant la mention «RAPPEL» pour leur rappeler le début de la période d’inscription. C'est le deuxième et dernier message envoyé. Message de rappel du début des inscriptions)
11. Tout au long de l’année et en particulier durant les deux semaines précédant la période d’inscription, répondre aux questions des membres sur les ateliers. Les questions des membres et non-membres sont reçues sur ateliers.cimbcc@gmail.com
12. Organiser, au moins une fois par année, une réunion incluant responsable, co-responsable et animateurs, pour un bilan afin d'examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année. (des propositions de courriel sont disponibles sur les pages Message d'invitation à la réunion de bilan et de planification)
13. Avec la co-responsable, présenter au conseil d’administration les statistiques, les succès et les problèmes des ateliers au cours de la dernière année et les plans pour la prochaine année
14. En mars de chaque année, préparer le rapport annuel sur les ateliers à être joint au rapport annuel du club, présenté à l'assemblée générale

1. Un partenariat est établi avec la bibliothèque de Sainte-Julie et la bibliothèque de Saint-Basile
2. Publication par les bibliothèques des ateliers offerts à leur population, dans leurs locaux respectifs, qui inclue le nom et numéro de téléphone de la responsable des ateliers
3. Recevoir les appels téléphoniques et informer les appelants sur le partenariat et le fonctionnement de l'atelier
4. Recevoir par courriel à ateliers.cimbcc@gmail.com les inscriptions et les transmettre à la co-responsable
5. Transmettre à chaque bibliothèque les statistiques des ateliers qui ont eu lieu, pour chacune des sessions

1. Vérifier la disponibilité des animateurs pour les ateliers ciblés
2. Prendre en compte les échéances demandées par les bibliothèques
3. Obtenir des animateurs les dates proposées pour chaque atelier
4. Proposer les dates d'ateliers aux responsables désignés dans chaque bibliothèque et obtenir la confirmation
5. Entretenir une communication efficace avec les responsables désignés dans les bibliothèques et être à l'écoute des commentaires et suggestions

Avant la période d'inscription

1. Préparer le plan d'action pour la prochaine session
2. Effacer les données variables des feuilles de présences de chaque atelier dans Google Drive Procédure MAJ feuilles de présences
3. Dès que les dates des ateliers sont connues, préparer le calendrier (par mois et par ateliers)
4. Demander aux animateurs de valider leurs pages de description d'atelier et faire parvenir les modifications
5. Faire les modifications sur les pages web des ateliers (Description et dates) Procédure WordPress
6. S'il y a de nouveaux ateliers, demander aux webmestres de générer des pages de description dans WordPress
7. Faire les modifications dans WordPress en fonction du/des nouveaux ateliers
8. Faire la mise à jour des feuilles de présences de chaque atelier dans le Google Drive de l'adresse ateliers.cimbcc@gmail.com (Titre, dates, animateurs …)
9. Préparer la feuille Statistiques en fonction des ateliers offerts Procédure MAJ feuille des statistiques
10. Ajouter les dates dans le calendrier Google de chaque atelier Procédure MAJ calendriers Google
11. Valider le calendrier Global
12. Une semaine avant le début des inscriptions, demander à la responsable du fichier des membres, de faire parvenir une copie de ce fichier au webmestre désigné (Servira à alimenter l'onglet «Membres» de chaque fichier d'atelier pour valider le statut de membre des inscriptions)

Après la période d'inscriptions Procédure d'inscriptions

1. Validation des inscriptions reçues
2. Préparer les feuilles de présences de chaque atelier
3. Aviser les webmestres de supprimer le contenu du fichier membres
4. Activer la modification des feuilles de présences
5. Ajouter une autorisation, si requis (nouvel animateur)
6. Aviser les animateurs que les feuilles de présences sont accessibles (ce qui va leur permettre d'aviser les participants de l'acceptation de leur inscription)
7. Au besoin, assister les animateurs dans l'utilisation des feuilles de présences

À la fin des ateliers

1. Vérifier les feuilles de présences
2. Vérifier la conformité de la feuille «Statistiques»
3. Préparer le fichier de statistiques comparatives
4. Désactiver la modification des feuilles de présences de chaque atelier
5. Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année
6. Participer à la rédaction du bilan de fin d'année

1. À la réception de la liste des membres inscrits, leur envoyer un courriel et demander d'y répondre dans le but de:
   1. les rassurer que leur inscription a bien été reçue
   2. les informer s'ils pourront participer à l'atelier ou non, si le nombre maximum de participants à l'atelier a été atteint
   3. confirmer l’exactitude des adresses électroniques et confirmer que les messages de l’animateur arrivent dans la boîte de réception (et non dans le courrier indésirable)
      (une proposition de courriel pour les personnes qui participeront à l'atelier est disponible sur la page Message de confirmation de participation à l'atelier)
2. Téléphoner aux membres qui n’auront pas répondu au message précédent et leur envoyer un nouveau courriel et recevoir une confirmation de réception
3. S’il le désire, l’animateur peut confirmer que les membres inscrits satisfont aux prérequis, comprennent qu’ils devront faire des devoirs entre les réunions et sont disponibles pour toutes les dates des réunions de l’atelier (une proposition de courriel de confirmation est disponible sur la page Message de vérification des préalables)
4. S’il le désire, l’animateur peut s’adjoindre un co-animateur et/ou un assistant pour animer l'atelier, l’aider dans le montage de la salle, la prise des présences et l’assistance aux participants en difficulté
5. Environ une semaine avant la première réunion, convoquer les participants à la première réunion (une proposition de courriel est disponible sur les pages Message de convocation à la première réunion)
6. Prendre les présences au début de chaque réunion de l’atelier
7. Compléter le fichier «Présences» dans Google Drive
8. Participer aux réunions des intervenants aux ateliers pour examiner les succès et les problèmes de la dernière année et planifier la prochaine année