L’accueil comprend trois activités:

1. prendre les présences;
2. enregistrer les nouvelles adhésions et les renouvellements dans le cahier à cet effet;
3. répondre aux questions des membres et des visiteurs.

Le responsable voit à la planification générale de l’accueil, qui consiste à:

1. s’assurer qu’il y ait quatre représentants pour chacune des séances du mercredi et du vendredi, qui comprend:
   1. deux bénévoles pour la prise des présences et les noms des visiteurs;
   2. deux bénévoles pour l’information:
      1. pour répondre aux questions des membres et des visiteurs;
      2. pour expliquer les activités du club aux visiteurs;
      3. pour les renouvellements (incluant la réception des frais), les nouvelles inscriptions (incluant la réception des frais), la distribution des notes de présentation;
      4. pour remettre la brochure du club aux nouveaux membres.
2. trouver des remplaçants, si nécessaire;
3. recruter, former et assister de nouveaux bénévoles pour l’accueil dans le but d’assurer la bonne marche de l’activité, incluant le remplacement éventuel du responsable.

1. Pour la prise des présences:
   1. souhaiter la bienvenue aux membres;
   2. prendre les présences des membres;
   3. prendre les noms des visiteurs et les référer à l’information si nécessaire.
2. Pour les inscriptions, les renouvellements et l’information:
   1. effectuer les renouvellements des adhésions des membres (incluant la réception des frais de renouvellement);
   2. inscrire les nouveaux membres (incluant la réception des frais d’inscription);
   3. remettre le dépliant du club aux nouveaux membres et un extrait du calendrier des présentations;
   4. répondre aux questions des membres et des visiteurs;
   5. expliquer les activités du club aux nouveaux membres et aux visiteurs.

Les bénévoles de l'accueil possèdent un site site web qui affiche:

1. un agenda global de tous les bénévoles de l'accueil;
2. un agenda pour chacun des bénévoles de l'accueil lui permettant d'intégrer son agenda à un agenda Google lui appartenant;
3. une liste de liens utiles:
   1. cimbcc.org, lien vers la page web http://cimbcc.org/activites/les-presentations-du-mercredi-et-du-vendredi;
   2. modifications des agendas, lien pour les responsables des bénévoles de l'accueil permettant la gestion des agendas dans Google Agenda;
   3. wiki du cimbcc, accès au wiki concernant .les bénévoles de l'accueil;
   4. associer un compte Google, lien vers un fichier pdf décrivant la procédure pour associer une adresse courriel autre que Gmail à un compte Google.
4. En pied de page, il y a:
   1. des informations permettant de rejoindre les responsables de l'équipe;
   2. un lien permettant de rejoindre le responsable du site par courriel.

1. La création et mise à jour des pages du site se fait par l'entremise de l'équipe des webmestres. Svp envoyer votre demande par courriel à l'adresse: webmestre.cimbcc@gmail.com

Les agendas sont accessibles dans Google Agenda à l'aide du compte benevolesdelaccueil.cimbcc@gmail.com. Ils sont maintenus à jour par les responsables des bénévoles de l'accueil sauf dans le cas d'ajout d'un nouveau bénévole dans l'équipe. Procédures pour la gestion des agendas:

1. Ajout, suppression, modification et création d'événements