Avant d'exporter les mini-fiches vers http:cimbcc.org/phplist on doit s'assurer que le fichier de la base de données MBCC…ACCDB est à jour.

On doit installer sur PHPList les mini-fiches des individus et couples qui doivent renouveler leur inscription pour chaque membre ayant une adresse email unique. Le email unique sert d'identifiant sur PHPList. On doit installer sur PHPList une mini-fiche des bénévoles pour le renouvellement gratuit le leur inscription.

Requêtes utilisées dans la base de données

1. QRY_Membres à vie (Mettre une date postérieure à la date d'inscription)
2. QRY_RéinscriptionNonRequis (référence seulement)
3. QRY_Bénévoles Publipostage (à exporter vers EXCEL)
4. QRYactifPhpPublipostageCIMBCC (à exporter vers EXCEL)
5. QRYactifCouplesPublipostageCIMBCC (à exporter vers EXCEL)
6. QRYindividuSansConjoint (pour référence seulement, total des membres)
7. QRYindividuAvecConjoint (pour référence seulement, total des membres)

Préparation des fichiers

Il faut préparer les trois fichiers à téléverser : QRYactifPhpPublipostageCIMBCC.CSV, QRYactifCouplesPublipostageCIMBCC.CSV et QRY_BénévolesPublipostage.CSV. Ces fichiers sont générés par ACCESS de la base de données MBCC…ACCDB et exportés vers EXCEL.

1. Il faut enlever tous les doublons Email (fait avec Excel)
2. Il faut exclure ceux qui n'ont pas d'adresse Email (fait par PHPList)
3. Exclure ceux ayant déjà renouvelé leur inscription (fait par Access)
4. Les membres à vie (avec une date postérieure à la date d'inscription)
5. Les membres associés temporaires sont inscrits dans la liste des bénévoles
6. Il faut enlever les accents dans les trois fichiers

Avant d'exporter la requête QRYactifPhpPublipostageCIMBCC vers Excel :

1. pour les membres à vie on s'assure que la «DueDATE» est à une date supérieure au 30 septembre de l'année en cours ;
2. que les membres associés temporaires sont inscrits maintenant dans la liste des bénévoles.

On peut maintenant exporter les trois requêtes vers EXCEL, ensuite en format .CSV.

1. Le fichier QRY_BénévolesPublipostage.XLS(X) peut être immédiatement enregistré au format .CSV requis pour l'importation dans PHPList
2. Le fichier QRYactifPhpPublipostageCIMBCC.XLS(X) peut être immédiatement enregistré au format .CSV requis pour l'importation dans PHPList
3. Le fichier QRYactifCouplesPublipostageCIMBCC.XLS(X) doit être traité pour enlever les doublons EMAIL et être enregistré au format .CSV requis pour l'importation dans PHPList

Cela complété, les fichiers peuvent être téléversés sur http:cimbcc.org/phplist

Albert Richard

Danielle Bourque Révision 2016-05-09