Google Agenda

Paramètres

  1. Les événements correspondent à une planification des présences aux différentes activités (présences ou informations) des bénévoles de l'accueil lors des présentations du mercredi et du vendredi ainsi que tout autre événement qui requiert leur collaboration.
  2. Chaque événement inséré dans l'agenda d'une personne sera automatiquement visible sur le site web des bénévoles de l'accueil à la page correspondant à son nom.
  3. Chaque événement s'ajoute automatiquement à l'agenda global sur la page Accueil du bénévoles de l'accueil. Donc aucun événement ne doit être entré dans l'agenda Bénévoles de l'accueil.
  4. La structure des titres d'événements se définit de la façon suivante: Ins./Pré. (prénom de la personne) (première lettre du nom de famille). Exemples: Pré.Danielle C., Ins.Jeanne M.
    1. Pré: pour table des présences
    2. Ins. pour table des inscriptions et informations

Accès à Google Agenda

  1. accéder à Google agenda en cliquant: Google Agenda
  2. si vous accédez directement à Google Agenda, c'est que la dernière session n'avait pas été fermée en se déconnectant ou que vous êtes dans votre compte personnel qui est, soit ouvert dans un autre onglet ou que vous ne vous étiez pas déconnecté lorsque vous aviez fermé l'onglet ou votre navigateur.
  3. se connecter avec le compte: benevolesdelaccueil.cimbcc
  4. entrer le mot de passe qui vous a été remis. Si vous ne vous en souvenez plus, ne pas le modifier car les autres personnes n'auraient plus accès au compte. Plutôt envoyer un courriel à l'adresse: webmestre.cimbcc@gmail.com et demander le mot de passe.
  5. Changer l'affichage pour Mois

Ajout d'événement à partir d'un événement dont seulement la date diffère

  1. sélectionner un événement correspondant à la personne concernée et au titre
  2. cliquer sur Modifier l'événement
  3. cliquer sur Autres options
  4. cliquer sur Événement en double
  5. Modifier la date
  6. cliquer sur ENREGISTRER
  7. vérifier que l'événement s'affiche à la bonne date dans l'agenda. Activer l'agenda de la personne concernée si requis.
  8. vérifier que l'événement s'ajoute automatiquement à l'agenda global sur la page Accueil du bénévoles de l'accueil ainsi que sur la page de la personne correspondante.

Ajout d'événement à partir d'un événement dont seulement le nom et/ou la date diffère

  1. sélectionner un événement correspondant au titre (Pré. ou Ins.)
  2. cliquer sur Modifier l'événement
  3. cliquer sur Autres options
  4. cliquer sur Copier vers (nom de la personne concernée)
  5. modifier la date si requis
  6. modifier le titre
  7. cliquer sur ENREGISTRER
  8. vérifier que l'événement s'affiche à la bonne date dans l'agenda. Activer l'agenda de la personne concernée si requis.
  9. vérifier que l'événement s'ajoute automatiquement à l'agenda global sur la page Accueil du bénévoles de l'accueil ainsi que sur la page de la personne correspondante.

Modification d'événement

  1. sélectionner un événement
  2. cliquer sur Modifier l'événement
  3. procéder au changements désirés
  4. cliquer sur ENREGISTRER
  5. vérifier que l'événement s'affiche à la bonne date dans l'agenda. Activer l'agenda de la personne concernée si requis.
  6. vérifier que l'événement s'ajoute automatiquement à l'agenda global sur la page Accueil du bénévoles de l'accueil ainsi que sur la page de la personne correspondante.

Suppression d'événement

  1. Sélectionner l'événement à supprimer
  2. cliquer sur supprimer
  3. vérifier que l'événement ne s'affiche plus dans l'agenda. Activer l'agenda de la personne concernée si requis.
  4. vérifier que l'événement ne s'affiche plus à l'agenda global sur la page Accueil du bénévoles de l'accueil ainsi que sur la page de la personne correspondante.

Création d'événement unique

  1. Cliquer sur la journée auquel on désire ajouter un événement.
  2. Ajouter le titre en respectant la structure au point 4 de la section Paramètre ci-dessus. Si la structure ne s'applique pas alors choisir un titre qui représente bien l'événement.
  3. Cliquer sur plus d'options.
  4. Modifier l'heure du début.
  5. Modifier l'heure de la fin.
  6. À coté de 24h, sélectionner: Ne pas répéter
  7. Dans Détails de l'événement:
    1. Ajouter un emplacement: aller dans Google Map et entrer l'adresse désirée. Lorsque trouvée, copier et coller l'adresse de Google Map.
    2. Ne pas ajouter de conférence.
    3. Enlever les notifications.
    4. Sélectionner l'agenda de la personne désirée. Si l'événement ne s'applique à personne en particulier, sélectionner Bénévoles de l'accueil.
    5. Modifier la couleur de l'événement si désiré.
    6. Laisser les autres paramètres par défaut incluant les invités
    7. Ajouter le texte de la description de l'événement.
    8. Cliquer sur enregistrer.
    9. Vérifier que l'événement s'affiche à la bonne date et que l'information est exacte. Modifier l'événement si requis.
    10. Aller sur la page web https://sites.google.com/site/intranetdesbenevolesdelaccueil/ et vérifier que l'événement s'affiche à la date prévue.